Werk slimmer door SOP’s te gebruiken

Er is een eenvoudige manier om snel plaats te maken in je hoofd. En dat is simpelweg door niet alles te willen onthouden. Ge kunt en hoeft echt niet alles te memoriseren. Stop met dat te proberen! Maak ruimte vrij door bepaalde zaken uit je hoofd te halen en ze ergens anders bij te houden.

Het is waar dat wij een krachtig brein en een super geheugen hebben. En toch denk ik dat we het veel te veel gebruiken om nutteloze dingen in te stockeren. En al die banale dingen die je krampachtig probeert veilig te stellen in je hoofd, allemaal opgeteld zorgen die ervoor dat er nog weinig ruimte is voor die andere activiteiten. Activiteiten waarvoor je echt je volle capaciteit nodig hebt.

Notities, lijstjes en informatie bijhouden op een plaats waar je het wel goed terugvindt als je het nodig hebt, dat is veel interessanter! Zeker in deze tijden waarin alles zo snel evolueert, waarin we dagdagelijks zoveel informatie onze richting uitgestuurd krijgen: je kan en hoeft dus echt niet alles te onthouden.

Want daarvoor hebben we namelijk iets: computers. Daarvoor zijn computers gemaakt. Helaas zien we ze nog te vaak als een moderne typemachine. En te weinig waarvoor ze eigenlijk echt gemaakt zijn. Om informatie bij te houden en te verwerken.

Over het goed bijhouden van informatie en het snel vindbaar te maken, daar kan veel posts over schrijven. Maar laat ons beginnen met één aspect, waar ook jij vanaf vandaag iets mee kan doen.

Maak SOP’s
Dat zijn Standard Operating Procedures: Een uitgeschreven werkwijze om een bepaalde taak uit te voeren. Eigenlijk zijn het gewoon stappenplannen. Een stappenplan over de te nemen stappen om een bepaalde taak uit te voeren. Dit kan heel complex worden, met extra info over wie doet wat met doelstellingen en resulaten. Maar voor je eigen bedrijf of werk kan je het ook heel eenvoudig houden.

Bedenk het eens: Soms heb je dingen te doen die je niet dagelijks doet. En dan moet je eerst even denken: hoe moest dat weer. Vaak weet je de eerste stap nog, maar het vervolg niet meer. Dan zoek je dat uit, en uiteindelijk vind je weer hoe het moet. Maar daarna twijfel je misschien nog of je alle stappen hebt gedaan. Bedenk eens hoeveel tijd je hier mee verliest en hoeveel brainwork dit vraagt.

Dus waarom zou je niet gewoon één keer deftig alle stapjes oplijsten in een ‘SOP’, die ergens bijhouden. De volgende keer dat je die taak moet doen, roep je eerst die SOP terug op, legt het naast je en werkt de stappen één voor één af. Ja hoor, je mag bepaalde taken stap voor stap afwerken met een stappenplan naast je. Daar is niets mis mee. Niemand gaat je zeggen dat je dit toch uit je hoofd had moeten kunnen. Met een SOP naast je doe je het sneller, ik durf er om wedden. Want je moet niet nadenken over de volgende stap, je kan niets vergeten, je moet het gewoon volgen en uitvoeren. Sneller klaar, en ruimte vrij in je hoofd voor de kwaliteit van de stappen of voor andere dingen.

Extra voordeel
Een bijkomende plus aan het maken van zoveel mogelijk SOP’s over de taken en processen in je bedrijf, is dat je makkelijker werk kan doorgeven aan iemand anders. Stel dat je een stagiair krijgt, of een nieuwe medewerker, of een freelancer inschakelt. Dan geef je gewoon die SOP’s door en als je ze goed en foolproof hebt opgemaakt, dan kan men die taak perfect uitvoeren. Win-Win!

SOP’s stockeren
Je computer als je tweede brein gebruiken betekent dat het wel belangrijk is dat je de info snel terugvindt. Je wil de herwonnen tijd nu ook niet gaan verliezen in het zoeken. Bewaar je SOP’s dus op een voor jou logische manier en op een slimme plaats.

Ikzelf heb ze in een database in Notion gezet. En de fantastische zoekfunctie van Notion maakt dat ik ze op luttele seconden kan oproepen.

Hier een voorbeeld uit mijn eigen SOP database:

Als je even tijd hebt, bekijk zeker eens wat Tiago Forte hierover te vertellen heeft

Dus ik zou zeggen, maak ruimte vrij en je hoofd en probeer er vanaf nu een gewoonte van te maken om stappenplannen op te stellen.

En nog een laatste tip voor als je snel een werkwijze moet doorgeven maar er nog geen SOP van hebt. Maak een schermopname, al dan niet met gesproken uitleg! Handig om te delen, en je kan de video later ook netjes bij de SOP plaatsen. Een leuk tool hiervoor is Loom.