Mijn werk en leven in Notion

In mijn instagram bio en op mijn websites kan je lezen dat ik een toolnerd ben. Want ja, voor alles is er wel een programmaatje of een app die ervoor zorgen dat je iets makkelijker of efficiënter kan maken, doen of verzamelen. En dat test ik dan graag uit met een ganse resem tools in mijn workflow als gevolg. Maar sinds een aantal jaar gebruik ik één tool die alle andere overbodig maakt en die ik helemaal kan aanpassen aan mijn workflow en aan hoe ik denk: Notion.

WAT IS NOTION

Met Notion kan je documenten, lijstjes, tabellen, en databases kan maken. Maar het is veel meer dan dat. Want je kan het volledig zelf bouwen en organiseren zodat het past bij jouw manier van denken. Dat betekent dat je alles wat je er in zet ook aan mekaar kan linken als je dat wil. En dat je er nog vanalles aan externe documenten en weblinks kan in steken. En foto’s toevoegen.

Ik noem Notion altijd mijn externe brein. Ik geef de structuur vorm volgens mijn denken en daarna werkt Notion voor mij. Ik zet er dan ook echt álles in en bouw verder totdat het echt is en doet wat ik wil. Ik vertrouw 100% dat alles wat ik nodig heb om te werken en te leven daar in staat.

WAARVOOR GEBRUIK IK HET

Een paar voorbeelden van wat ik met Notion doe:

• een overzicht-dashboard van mijn werk waar ik met één blik kan zien wat ik vandaag moet doen en wat mijn lopende projecten zijn

• een lijst van mijn klanten met hun gegevens en dat gekoppeld aan de klantprojecten waar ik aan werk

• een overzicht van mijn projecten en taken, zowel voor klantwerk, voor mijn eigen business als persoonlijke projecten.
  Ik maak van veel zaken een ‘project’ in Notion. Zo kan ik bijhorende taken + notities over het project bundelen. En afvinken als ik met iets klaar ben. En taken afvinken, dat doet een mens graag toch?

• een mega informatie database, waarbij elk stukje informatie netjes getagd staat op ‘soort informatie’
  Mijn eerste reflex bij alles wat ik niet mag vergeten: ik zet het in Notion. Eén plek waar alles staat. Nooit meer zoeken naar waar ik iets had opgeschreven of weggestoken.

• maar ook dingen als een receptendatabase, een verlanglijstje, ideetjes en adresjes voor reizen en trips, een boekenlijst met de boeken die ik lees, nog wil lezen of gelezen heb

• Op reis gaan betekent bijna altijd dezelfde dingen meenemen en vanalles te doen hebben om jezelf en je huis vertrekkensklaar te maken. Ik maakte daar lijstje van in Notion. Eén keer nadenken, lijstje maken, en nu kan ik dit steeds weer afpunten als ik met reisvoorbereidingen bezig ben.

• Via een extensie op mijn brower kan ik websites, artikels, links onmiddellijk delen naar mijn Notion. Ik maakte daar een soort van inbox voor. Een keer per week die inbox checken en de verzamelde info bekijken en een juiste plaats geven. Want ja, ik ben echt een information-hoarder. Ik kom zoveel dingen tegen die ik interessant vind en dan wil ik bijhouden of later kunnen lezen.

WAAROM IS HET ZO FANTASTISCH

• Het is wat jij wil dat het is: je kan het volledig zelf bouwen en aanpassen.

• Voor mij is dat dus:

  • mijn takenlijst (ipv een aparte taken app) met het soort taak, een doe-datum en een deadline

  • mijn projectenlijst (ipv een tool als Asana) met daarbij de taken en projectinformatie zoals notities, ideeën…

  • mijn plaats waar ik zaken voorbereid en notities maak (zoals blogposts schrijven, nieuwsbrieven schijven, brainstormen, meetingnotities …)

  • mijn zelfgemaakt CRM systeem: bedrijven gelinkt aan contacten gelinkt aan projecten

  • mijn lees-later lijst (ipv van zo’n …app)

  • mijn informatie-archief waarbij info in een paar seconden oproepbaar is (geen informatie meer plakken in Word of Excel documenten om dan ergens op je computer op te slaan)

• Je botst niet meer op limieten van bepaalde tools want zie punt één: je kan het zelf bouwen en maken zoals jij wil.
  En als je toch nog voor iets een andere tool hebt, kan je het bijna altijd koppelen aan Notion!

WAT HET MIJ OPLEVERT

• Een veel vrijer hoofd. Aangezien ik alles waar ik aan denk en niet wil vergeten in Notion zet, hoef ik het niet meer te onthouden.

• Informatie is altijd oproepbaar, ik geraak niet meer kwijt en vind alles terug.

• Orde en structuur in mijn werk en leven

Wil je het zelf eens uitchecken? Ga maar eens kijken naar de website van Notion.

Denk je: Notion is ook iets voor mij maar je ontziet het je om er aan te beginnen? Dan help ik je graag met een Headstart!