Vorige week trokken we naar Luxemburg voor een paar dagen wandelen in het Müllerthal. Trail 1 start in Echternach en zo wandel je meteen de prachtige bossen in, met hun kronkelende paadjes, trappen, stenen en rotsen… Al ging het mij de eerste uren niet goed af. Ik zat helemaal vast in mijn hoofd. Gedachten die rondjes bleven draaien, en een brein dat overuren deed. Je kent het misschien wel: je lichaam is ergens, maar je hoofd zit nog op vijftien andere plekken.
Een wandelmeditatie van Headspace hielp even, en bracht me daarna op een veel beter idee. Ik deed iets wat ik nog nooit eerder had gedaan tijdens een wandeling: ik trok mijn schoenen uit.
Ik draag al jaren enkel barefootschoenen, dus ik ben wel gewend aan ‘de grond voelen’. Dit was echt nog zo veel beter. Zo’n vier kilometer lang wandelde ik op blote voeten. Over aangestampte aarden paadjes, zachte ‘bijna modder’-stukken, koude grote stenen en veel bladeren (beukennootbolsters zijn wel echt niet leuk 😒). Ik voelde de verschillende texturen en vooral de temperatuurverschillen op verschillende plekken in het bos.
En plots was ik niet meer bezig met straks, morgen of alles wat nog in mijn hoofd zat.
Ik was gewoon daar.
Elke stap vroeg mijn aandacht. Ik voelde alles, keek beter waar ik liep en vertraagde vanzelf. Het was zalig!
Wat neemt ongemerkt ruimte in je hoofd in?
Achteraf moest ik denken aan iets wat ik ook vaak zie bij ondernemers.
Niet één gigantisch probleem dat alle energie opslokt, maar tientallen kleine dingen die voortdurend in je hoofd blijven zitten:
ik moet die persoon nog opvolgen
na die afspraak moet dat formulier nog vertrekken
ik mag niet vergeten die gegevens te noteren
waar stond die informatie nu weer?
heeft iemand dat eigenlijk al gedaan?
Op zich duurt geen enkele van die taken echt lang. Maar soms houden ze je hoofd wel de hele dag bezet. Of nemen ze samen toch veel tijd in beslag als je ze tien keer per week doet.
Daarom vond ik een recent project voor CastingTails zo leuk. Dat is echt wat je denkt: een castingbureau voor dieren. Dieren die dan in reclame- of tv-producties worden ingezet als figurant of acteur 😃. Meestal gaat er ook een trainer mee, en na een draaidag wil CastingTails natuurlijk weten hoe het met het dier ging tijdens de opnames. Dat was tot nu toe een manueel werkje: welke draaidagen zijn er geweest, welk dier, welke trainer… Een formulier werd gemaild, de antwoorden werden manueel verwerkt. En natuurlijk: iemand moest onthouden dat dit allemaal nog moest gebeuren. Na elke draaidag…
We bouwden een nieuwe workflow (met Tally / Make.com / Notion) waarbij de ochtend na een draaidag automatisch een gepersonaliseerd formulier vertrekt. De gegevens van het dier en de productie zijn al ingevuld en de antwoorden komen terug op de juiste plek in Notion. Zo ontstaat per dier een bruikbaar overzicht van de evaluaties, zonder telkens opnieuw formulieren te maken, gegevens over te typen en losse eindjes te onthouden.
Geen spectaculaire robot die het hele bedrijf overneemt. Gewoon een slim systeem dat een terugkerend stukje mentale ballast wegneemt.
En dat is vaak precies waar de grootste winst zit.
Soms moet je eerst je schoenen uitdoen om opnieuw te voelen waar je loopt. En soms moet je even stilstaan bij alles wat je uit gewoonte blijft doen, om te zien wat eigenlijk veel slimmer kan.
Waar mag het bij jou wat lichter?
Waarschijnlijk werk jij niet met honden, trainers en draaidagen. Maar wellicht heb je wel een proces dat elke dag, iedere week of bij iedere klant opnieuw terugkomt.
Een intake. Een opvolgmail. Een formulier. Een reeks standaardtaken. Informatie die van de ene tool naar de andere moet. Iets waarvan iedereen denkt: “Ik zal het wel onthouden.”
Als zo’n proces onnodig veel ruimte in je hoofd inneemt, kijk ik graag eens met je mee. Niet om er koste wat kost een ingewikkelde automatisering van te maken, maar om te bekijken wat écht eenvoudiger kan.
Ik heb de komende tijd opnieuw ruimte voor een aantal nieuwe Notion- of automatiseringsprojecten.
