Notion Calendar

Een tijd geleden maakte ik de overstap van de native kalender app van mijn mac naar Notion Calendar. Natuurlijk doet Notion Calendar alles wat je van een kalender-app verwacht: Je kunt afspraken maken, herinneringen instellen en je dag organiseren. Maar voor mij gaat het verder dan dat. Laat me je meenemen in de drie grote voordelen die deze app voor mij heeft.

Integratie met mijn Notion databases

Met Notion Calendar kan ik elke database uit mijn workspace die een calendar-databaseview heeft direct weergeven in mijn kalender-app. Dus ik kan mijn takenlijst letterlijk op mijn afspraken plaatsen in dezelfde app. Concreet betekent dat dat ik geen ‘werk-blokken’ moet aanmaken in mijn agenda. Want volgens mij bestaat een planning zowel uit afspraken als uit werkblokken: blokken tijd waarin je effectief aan iets kunt werken. Dus door mijn takenlijst gewoon in de Notion Calendar te linken vermijd ik het gedoe van het overzetten van informatie of het constant wisselen tussen verschillende tools. Alles staat waar het hoort te staan: in één overzichtelijke kalender. In één oogopslag zie ik hoe mijn dag eruitziet én welke taken ik nog moet afwerken.

Meetinglinks maken (inclusief recurring meetings!)

Een tweede voordeel dat ik echt niet meer kan missen: de mogelijkheid om meetinglinks te maken en mijn beschikbaarheid te delen. Wanneer iemand op zo'n link klikt, verschijnt een mooie interface waarin een tijdslot gekozen kan worden. Na het vastleggen krijgt de persoon in kwestie een bevestigingsmail en ik zie de afspraak netjes in mijn agenda verschijnen.

Maar het allerbeste? Je kunt ook recurring-meetinglinks maken! Dit betekent dat je één link kunt maken met verschillende beschikbare momenten per week voor onbepaalde tijd. Ik gebruik het bijvoorbeeld voor mijn kennismakingsgesprekken. Die gaan altijd door op welbepaalde momenten per week en deze recurring-meeting link is dus wat ik deel op mijn website.

Dankzij deze functie heb ik mijn Calendly-abonnement kunnen opzeggen. Eén tool minder om te betalen én te beheren😊 Natuurlijk hebben deze recurring-meeting-links in Notion Calendar niet alle functionaliteiten en mogelijkheden die Calendly biedt. Maar voor mij voldoet het. Als je heel veel soorten afspraken en bijhorende planningen hebt, echt rekent op de herinneringsemails, het wilt koppelen aan een betaaltool enz.. dan is Calendly nog altijd de beste keuze.

Directe agenda-toegang vanuit Notion Mail

De derde reden waarom ik zo enthousiast ben over Notion Calendar heeft te maken met het feit dat ik ook Notion Mail gebruik. Vanuit de emailcomposer heb ik direct toegang tot mijn agenda. In slechts twee klikken kan ik mijn beschikbaarheid doorgeven voor een meeting, zonder de app te verlaten. Dit is superhandig en bespaart me tijd. Ik hoef niet dus niet eerst een meeting-link met beschikbaarheid te gaan maken in de Notion Calender app. Alles gebeurt binnen dezelfde omgeving, en dat maakt mijn workflow zoveel soepeler.

Natuurlijk kan je in Notion Calendar je types afspraken een kleurcode geven, wat het nog overzichtelijker maakt. Afhankelijk hoe jij graag werkt, kan je schakelen tussen dag-, week-, maand- en jaaroverzicht, je kan de weekends verbergen als je dat wil. Pagina’s uit je workspace vermelden in de afspraak, Google Meet of Zoom instellen enz. Notion Calendar werkt met een google-email of iCloud account. Het is een app zowel voor de pc als voor de smartphone. Binnen Notion en Notion mail heb je ook een snelkoppeling naar de calendar-app.

De naadloze integratie met mijn Notion databases, de handige meetinglinks en de directe koppeling met Notion Mail maken het intussen tot een onmisbaar onderdeel van mijn workflow. Ik blijf het de max vinden dat Notion er weer in slaagt om er voor te zorgen dat ik andere tools kan loslaten en nog meer kan centraliseren in deze ene tool.

Wil je ook een efficiënt systeem opzetten in Notion voor je werk en leven? Of heb je hulp nodig bij het optimaliseren van je huidige workspace?

Plan een kennismakingsgesprek voor een NotionFix en ontdek hoe ik je kan helpen bij het creëren van jouw perfecte digitale tweede brein.